Pourquoi et comment optimiser sa gestion du temps ?
Nous avons constatés avec la crise engendrée par le Covid-19 qu’il est impératif d’être en mesure d’anticiper les changements. Cependant, cela nécessite du temps et de la disponibilité. Nombreux sont les acteurs en entreprise qui se laissent submerger par la quantité de travail et perdent leur efficacité par manque d’organisation. Alors, quelles sont les solutions pour optimiser son temps de travail et atteindre ses objectifs tout en diminuant la tension interne occasionnant le stress.
Distinguer les tâches primaires des tâches secondaires
La première étape pour optimiser son temps de travail est de discerner les tâches primaires des tâches secondaires. Il convient de consacrer l’essentiel de son travail aux priorités. Il faut bannir la procrastination, anticiper les imprévus et les changements. Vous devez apprendre à vos employés à gérer leurs tâches en respectant plusieurs facteurs :
- L’enjeu de la tâche
- Les délais nécessaires à la réalisation de l’action
- La date butoir
- L’impact de la mission
- La collaboration
Il existe différentes méthodes qui permettent de gagner en productivité en optimisant le temps et en priorisant les tâches. En voici quelques-unes.
La To Do List
La To Do List est un très bon outil, simple et efficace qui permet de déterminer la liste des tâches à effectuer en délimitant des objectifs à atteindre suivant un ordre hiérarchique préétabli. Le risque, lorsque l’on établit une liste soi-même, est de catégoriser en fonction de nos préférences. Pensez à accompagner vos collaborateurs pour qu’ils alternent les ouvrages attractifs des plus ingrats. Cette source de motivation permet d’être encore plus productif.
Cependant, le respect des échéances fixées est à prendre en compte dans une liste de priorités pour ne pas se retrouver confronté à des situations compliquées dans le travail. Lorsque l’ont fait des To Do List, le risque est de se surcharger. Se surestimer et penser pouvoir atteindre l’ensemble de ses objectifs dans un délai trop limité peut mener à un échec. En la matière, réalisme et humilité sont les clés du succès.
La méthode Pomodoro
Il est également essentiel de savoir se laisser du temps libre pour ne pas être débordé par le travail. Ainsi, la méthode Pomodoro permet d’avoir un rythme de travail soutenu incluant des pauses.
Cette technique est très efficace et permet d’appréhender avec sérénité la charge de travail.
« 1 tâche, 25 minutes à 100 %, pause »
L’idée est de se concentrer à 100 % sur une tâche unique pendant 25 minutes. Ce délai dépassé, une petite pause est nécessaire avant de passer à une tâche différente. Le temps de pause doit être de plus en plus long au fil de la journée.
De cette manière, vos équipes gagnent en efficacité et traitent les sujets rapidement. Vos collaborateurs sont alors plus sereins. Ne s’embrouillant pas, ils réduisent considérablement les pertes de temps.
Le planning
Pour bien gérer une plage horaire, le planning est une valeur sûre qui permet de se projeter et d’étaler les tâches à accomplir dans le temps. C’est un bon moyen d’organisation personnelle. Mais cet outil peut également être appliqué à l’ensemble d’un service. Vous pouvez ainsi former vos managers pour qu’ils créent des emplois du temps. Cela vous permettra d’être plus efficace.
Quels sont les freins à l’efficacité ?
Pour être capable de mieux gérer son temps, la première étape est de les identifier. Nombreux, nous vous en présentons quelques-uns ici :
Le stress
Il existe une corrélation certaine entre une mauvaise gestion de travail et le stress. Nous pouvons même parler d’un cercle vicieux. Une mauvaise gestion du travail mène à une situation de stress, d’autre part le stress ne permet pas de gérer sereinement la quantité de travail. Pour bannir le stress, il est essentiel d’accorder des temps de pause. Favoriser une bonne ambiance dans vos locaux en unissant vos salariés autour de valeurs communes s’avère efficace.
La procrastination
Pour atteindre des objectifs limités dans le temps ne pas remettre à demain ce que nous pouvons réaliser aujourd’hui. Ainsi, il peut être judicieux de mettre en place des deadlines. Pensez également à féliciter vos collaborateurs lorsque leur travail est à la hauteur de vos espérances.
Les distractions
Dans l’entreprise comme dans la vie de tous les jours, il est très fréquent d’être confronté à des distractions. Un collègue vous invite à la pause-café, l’appel d’un être cher, le pot de départ de votre collègue préféré, etc. Vous pourriez presque croire que tout est fait pour vous distraire de votre travail.
Aussi, une bonne gestion du temps passe par le savoir-dire. Les membres de vos équipes doivent être en mesure de savoir dire « non » aux distractions pour rester concentrés, avancer et atteindre les objectifs qui leur sont fixés.
La dispersion
La dispersion est l’un des ennemis majeurs d’une bonne gestion de travail. S’égarer c’est régresser. Dès lors, Il faut encourager vos équipes à mieux se concentrer au lieu de s’éparpiller sur tous les sujets à la fois. La méthode Pomodoro, expliquée précédemment, est très efficace pour aider les personnes sujettes à la dispersion.
Il est essentiel de bien s’organiser puisqu’une mauvaise gestion du temps de travail peut mener à des complications comme les troubles psychosociaux. Ce n’est pas pour rien qu’ils représentent aujourd’hui la maladie professionnelle la plus courante. Alors, anticipez-les et favorisez un cadre de travail propice au bien-être et à la productivité de vos équipes en catégorisant bien chaque activité.
Quantifier, c’est remédier !
Pour gérer au mieux son temps et ne pas se retrouver avec une surcharge de travail, le mieux reste de quantifier. Il est en effet très efficace d’estimer le temps consacré à chaque tâche.
Anticiper est la clé de l’organisation. Cela permet d’appréhender au mieux la charge de travail et de ne pas être surpris et débordé. Ainsi, prendre le temps d’estimer le nombre d’heures à consacrer aux travaux à réaliser permet de définir le rythme de travail. Cette méthode d’organisation permet de gagner en performance et d’éviter la surcharge de travail.
Bien gérer son temps de travail n’est pas toujours évident. Il est donc important, voire essentiel, de proposer des formations en gestion et en gestion du temps. Cela permet de présenter à vos salariés les outils nécessaires et de leur apprendre à fixer leurs priorités.
S’organiser demande du temps en amont, mais permet finalement d’en gagner et d’en tirer des bénéfices pour votre entreprise. En effet, les formations en gestion du temps peuvent avoir des bienfaits durables en optimisant la performance de vos salariés et en anticipant et prévenant les risques psychosociaux que nous avons évoqués. Vous pouvez également faire appel à des coachs pour fournir à vos collaborateurs des méthodes de gestion efficaces.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’une grande efficacité en matière de gestion du temps.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
Comme l’indique sa dénomination, la matrice d’Eisenhower a été mise au point par Eisenhower. Ancien président des États-Unis, il était connu pour sa productivité qui lui a permis de mener à terme et de façon efficace de nombreux projets. L’objectif de la matrice d’Eisenhower est de simplifier au maximum la priorisation des tâches en les classant selon leur urgence et leur importance.
Elle se compose de deux axes. Celui qui est placé de façon horizontale indique l’urgence des activités et celui qui est à la verticale désigne leur importance. Ainsi, cela permet de structurer les tâches en quatre catégories :
- urgentes et importantes : traitement immédiat ;
- urgentes et pas importantes : délégation ;
- importantes et pas urgentes : intégration au planning pour une exécution ultérieure ;
- pas importantes et pas urgentes : suppression conseillée.
Très utile sur le plan professionnel, la matrice d’Eisenhower vous aidera à gérer votre temps de manière judicieuse afin d’être plus productif. Elle simplifie aussi les délégations et les prises de décision.
Comment distinguer l’important de l’urgent ?
Ce qui est important englobe toutes les activités qui doivent être exécutées de façon stratégique. Elles peuvent nécessiter du temps. Face à des tâches de ce type, il est conseillé d’être flegmatique et raisonnable. Ne vous limitez pas et restez ouvert aux opportunités. En ce qui concerne les tâches urgentes, il est recommandé d’être très réactif lorsqu’elles sont traitées. Pour cela, une délégation ou une exécution par vos soins est préférable.
Lorsque les activités urgentes et importantes ne sont pas réalisées dans les plus brefs délais, elles peuvent impacter vos projets de façon négative. En optant pour une délégation des tâches qui sont urgentes sans être importantes et en supprimant celles qui ne sont ni importantes ni urgentes, vous gagnez en temps et en efficacité. En ce qui concerne les tâches importantes sans être urgentes, elles sont indispensables pour la réalisation de vos objectifs sur le long terme (expansion, nouvelle stratégie, etc.).
Quelques astuces pour mieux utiliser la matrice d’Eisenhower
Pour une utilisation efficace de la matrice d’Eisenhower, il est important de suivre quelques astuces. Vous devrez par exemple vous limiter à noter au maximum 8 tâches par zones. En effet, le but de l’outil est d’aider à la réalisation de tâches et non à leur accumulation. Quant à la détermination des priorités, elle ne doit pas être influencée par d’autres personnes. À ce stade, il est conseillé de ne prendre en considération que les tâches les plus indispensables à une amélioration de la productivité de votre équipe.
Vous devez aussi programmer vos activités chaque matin et vous atteler à atteindre les objectifs que vous vous fixez tous les jours. N’oubliez pas que pour être productif, il est recommandé d’exécuter une tâche à la fois. Prenez donc le soin de l’expliquer à vos salariés afin qu’ils ne se dispersent pas. Faites aussi confiance à vos collaborateurs et apprenez à déléguer certaines de vos tâches : vous ne pouvez pas tout faire seul.
